Trainingsschema's maken: Excel, sjablonen of software?

De meest gangbare start. Je kent je klant, schrijft een schema uit in een document of op papier en past het aan wanneer nodig. De kwaliteit is meestal het hoogst, want je denkt echt na over elke keuze.

Het probleem is pure rekenkunde. Reken 30 tot 60 minuten per blok per klant. Bij vijf klanten is dat een halve dag per maand, perfect haalbaar. Bij twintig klanten is het een volledige werkweek per maand onbetaald werk.

De logische volgende stap: bouw één goed schema en pas het per klant lichtjes aan. Dat versnelt enorm en houdt alles op één plek.

De valkuil is dat aanpassingen ongemerkt verdwijnen. Een klant met knieklachten krijgt bij het kopiëren nog altijd de standaard lunges, omdat die regel al in het sjabloon stond. Excel controleert niets, het onthoudt enkel wat je intikte. Vanaf tien klanten wordt het ook moeilijk om bij te houden welke versie van welk sjabloon waar zit.

Een tweede beperking: Excel weet niet welk materiaal je klant heeft. Wie thuis traint met twee dumbbells, krijgt oefeningen die niet uitvoerbaar zijn in een gekopieerd sportschoolschema, tenzij je dat telkens handmatig nakijkt.

Software neemt de regels over: welke oefening past bij dit doel, welke valt af bij deze blessure, welk materiaal beschikbaar is, hoeveel de belasting opbouwt. Wat je invoert is de klant; wat je terugkrijgt is een compleet blok.

De winst zit niet alleen in snelheid maar ook in consistentie. Een filter dat blessures uitsluit, vergeet nooit iets, zelfs niet op een drukke vrijdagavond. Daar falen handmatige werkwijzen precies.

De keerzijde: je geeft een deel van de fijnafstemming op. Software kiest volgens regels, niet volgens jouw gevoel over die ene klant. Goede software lost dat op door je te laten sturen via de invoer (doel, niveau, materiaal en frequentie) en door eerlijk te zeggen wanneer een keuze afwijkt van een richtlijn.

Tot ongeveer vijf klanten is schema's zelf schrijven prima en waarschijnlijk de beste keuze, omdat de bespaarde tijd nog niet opweegt tegen de kost van een abonnement.

Tussen vijf en vijftien klanten begint de administratie te knellen. Sjablonen helpen, maar het risico op fouten stijgt naarmate de variatie tussen klanten toeneemt.

Boven vijftien klanten wordt handwerk meestal onhoudbaar zonder kwaliteitsverlies. Dat is doorgaans het punt waarop software zichzelf terugbetaalt: als één bespaard uur per week al meer waard is dan de maandprijs, is de zaak snel gemaakt.

• Kun je blessures per klant vastleggen, en worden onveilige oefeningen dan ook echt uitgesloten?
• Houdt het systeem rekening met het beschikbare materiaal, of gaat het uit van een volledige sportschool?
• Bouwt de belasting progressief op over een blok, of krijg je losse sessies?
• Kun je het resultaat als nette pdf aan je klant geven?
• Is duidelijk waarop de doseringsregels gebaseerd zijn, of moet je de leverancier op zijn woord geloven?