Hoeveel klanten kan een personal trainer realistisch aan?

Een klant die twee keer per week traint, kost bij sessies van een uur al twee uur in je agenda. Werk je 30 coachinguren per week, dan zit je bij die frequentie theoretisch op 15 klanten. Traint je gemiddelde klant één keer per week, dan zijn dat er 30.

Dat is het plafond, niet de werkelijkheid. Weinig trainers vullen 30 factureerbare uren per week, omdat klanten samenklonteren op de piekmomenten: vroeg in de ochtend, rond de middag en na kantooruren. De uren daartussen zijn moeilijk te vullen.

Per klant komt er structureel werk bij: een intake, periodiek een nieuw trainingsblok, opvolging per bericht en het bijhouden van de vooruitgang. Reken voorzichtig op 30 tot 60 minuten per klant per maand voor het programmeren alleen, meer als je alles met de hand uitschrijft.

Bij 20 klanten is dat 10 tot 20 uur per maand puur programmeren. Dat is een halve tot een volledige werkweek die je niet factureert. Precies daarom lopen veel trainers vast rond 15 tot 20 klanten: niet de trainingsuren, maar het bureauwerk loopt vol.

Trainers die bij klanten thuis werken, verliezen reistijd bovenop de sessie. In een werkgebied met een straal van vijftien kilometer is 20 tot 30 minuten heen en terug realistisch. Dat betekent dat een sessie van een uur in de praktijk anderhalf uur van je dag kost.

Praktisch gevolg: klanten per dag geografisch groeperen levert meer op dan een extra klant aannemen. Twee klanten in dezelfde buurt op dezelfde dag besparen je bijna een volledig uur reistijd ten opzichte van diezelfde klanten op twee verschillende dagen.

Voor een trainer die voltijds werkt en klanten in een sportschool ziet, zijn 20 tot 30 actieve klanten in de praktijk vaak het plafond. Als je naar klanten toe reist, schuift dat door de reistijd naar 12 tot 20.

Naast een andere hoofdbezigheid, bijvoorbeeld als student, zijn 5 tot 10 klanten meestal het maximum dat daarmee te combineren is, zeker als je sessies 's avonds en in het weekend moet plannen.

De uren die je terugwint, zitten bijna altijd in het programmeren, niet in de sessie zelf. Een trainingsblok dat je in vijf minuten genereert in plaats van in een uur uit te schrijven, schaalt rechtstreeks mee met je aantal klanten.

Bij 20 klanten is dat het verschil tussen 20 uur en iets meer dan 2 uur programmeren per maand. Dat is geen efficiëntiewinst aan de rand, maar het verschil tussen meer klanten kunnen aannemen of niet, zonder kwaliteit te verliezen.