Beste Personal Trainer Software 2027: worauf es wirklich ankommt

Ein Ranking veraltet am Tag der Veröffentlichung. Anbieter ändern Preise, Tarife und Funktionen ohne Vorankündigung, sodass ein "Bestes von 2027", das sie zitiert, im Frühjahr schon überholt ist. Kriterien veralten nicht: Ob ein Werkzeug echte Progression aufbaut, Verletzungen berücksichtigt und Kundendaten schützt, gilt 2027 genauso wie heute, und jeden Punkt können Sie an einem Nachmittag selbst prüfen.

Software wählt man außerdem für ein ganzes Jahr. Das Werkzeug, das Sie jetzt einführen, nutzen Ihre Kunden während des gesamten Jahres 2027, und ein Wechsel mitten im Jahr bedeutet, Kunden neu zu erfassen und ihnen alles neu zu erklären. Eine falsche Wahl kostet damit mehr, als die Monatsgebühr vermuten lässt. Wenn Sie noch zwischen Software und Tabellenkalkulation schwanken, beginnen Sie mit Excel, Vorlagen oder Software.

Der Kern von Personal Trainer Software ist, ob sie einen Plan baut, der sich im Lauf der Zeit verändert. Eine Liste von Übungen mit Sätzen und Wiederholungen ist eine Vorlage. Ein Block ist ein Plan, in dem die Last Woche für Woche steigt und die Übungen lange genug gleich bleiben, um Fortschritt zu messen. Eine Metaanalyse von 18 Studien (Williams et al., 2017) fand bei periodisiertem Krafttraining größere Zuwächse an Maximalkraft als bei nicht periodisiertem, mit einer Effektstärke von 0,43. Deshalb ist die Arbeit in Blöcken der Standard.

Prüfen Sie, wie das Werkzeug die wöchentliche Steigerung handhabt. Die ACSM beschreibt Laststeigerungen von etwa 2 bis 10 %, sobald die Zielwiederholungen mit guter Ausführung erreicht werden. Ein Standardwert von etwa 5 % pro Woche, über einen Block von 3 bis 6 Wochen gedeckelt, liegt in diesem Bereich; Progressive Überlastung: wie viel Last pro Woche dazukommt erklärt die Überlegung. Ein Werkzeug, das die Progression ganz Ihnen überlässt, hat Ihnen nur das Tippen abgenommen.

Test in der Testphase: Lassen Sie für einen Kunden einen Vier-Wochen-Block erzeugen und lesen Sie die Wochen 1 bis 4 nebeneinander. Sind die Zahlen in Woche 4 dieselben wie in Woche 1, haben Sie eine Vorlage und keine Progression.

Die meisten Trainer betreuen Kunden mit einem schmerzenden Knie, einer Schulter, die Probleme macht, oder mit Bluthochdruck. Software kann damit auf zwei Arten umgehen: Sie kann eine riskante Übung markieren und die Entscheidung Ihnen überlassen, oder sie kann die Übung aus dem Plan ausschließen. Das Markieren hängt weiter davon ab, dass Sie es an einem vollen Freitagabend um neun Uhr bemerken; der Ausschluss nicht. Fragen Sie, was das Werkzeug tut und bei welchen Erkrankungen.

Fragen Sie auch, was passiert, wenn ein Kunde mehr als eine Erkrankung hat. Ein Werkzeug, dessen Filter sich addieren, sodass eine Übung verschwindet, sobald eine der angekreuzten Erkrankungen davon abrät, braucht keine manuelle Auflösung. Ein Werkzeug, das nur eine Erkrankung auf einmal verarbeitet, schiebt die Kombination zurück zu Ihnen.

Seien Sie klar darüber, wo Software endet. Ein Werkzeug kann allgemeine Empfehlungen für häufige Beschwerden anwenden. Es stellt keine Diagnose und ersetzt weder den Physiotherapeuten noch den Arzt bei einem Kunden mit einer Verletzung, einer Schwangerschaftskomplikation oder nicht ausreichend eingestelltem Blutdruck. Gute Software sagt das selbst und überlässt die Entscheidung zur Anpassung Ihnen.

Test in der Testphase: Geben Sie für einen Testkunden eine Erkrankung ein und vergleichen Sie die Übungsliste mit der eines Kunden ohne. Die Auswahl muss sich sichtbar unterscheiden, und das Werkzeug muss Ihnen sagen, warum.

Ein Plan, den niemand öffnet, trainiert niemanden, deshalb zählt die Art, wie der Kunde den Plan erhält, so viel wie der Plan selbst. Eine App, die installiert werden muss und in die man sich einloggen muss, bringt vom ersten Tag an Reibung. Ein privater Link oder ein PDF nimmt diese Reibung weg, verzichtet aber auf Push-Benachrichtigungen. Keines von beiden passt für alle, also fragen Sie Ihre eigenen Kunden, was sie tatsächlich öffnen würden.

Schauen Sie bei der Nachverfolgung, was Sie sehen, wenn ein Kunde verstummt. Brauchbare Werkzeuge zeigen, wer diese Woche weder eine Einheit noch einen Check-in eingetragen hat, sodass Sie die richtigen drei Kunden kontaktieren statt zwanzig Namen durchzugehen. Nachrichten gehören an einen Ort und sollten nicht zwischen dem Werkzeug und Ihrem eigenen Handy aufgeteilt sein.

Manche Plattformen bündeln Terminplanung, Rechnungsstellung und Zahlungen mit der Programmierung, andere erledigen nur die Programmierung. Bündeln erspart das Wechseln zwischen Werkzeugen, aber Sie zahlen für ein Paket und hängen davon ab, von dem Sie vielleicht ein Drittel nutzen. Entscheiden Sie zuerst, welche Aufgaben am selben Ort liegen müssen und welche in einem getrennten Werkzeug bleiben können, das Sie schon haben.

Wenn Zahlungen enthalten sind, fragen Sie, wer sie abwickelt und ob die Transaktionsgebühr des Zahlungsdienstleisters zusätzlich zum Softwarepreis anfällt. Fragen Sie auch, was mit geplanten Terminen und vorausbezahlten Paketen geschieht, wenn Sie gehen.

In Ländern mit mehr als einer Amtssprache erwarten Kunden, in ihrer eigenen zu trainieren. Belgien hat drei Amtssprachen, die Schweiz vier. Prüfen Sie zwei Dinge getrennt: die Sprache der Trainer-Oberfläche und die Sprache dessen, was der Kunde erhält. Ein Werkzeug mit deutscher Oberfläche und englischem Kundenblatt bedeutet, dass Sie jeden Übungsnamen von Hand übersetzen. Ein Kunde, der den Plan nicht mühelos lesen kann, wird ihn nicht befolgen.

Verletzungen, Schwangerschaft und Blutdruck sind Gesundheitsdaten, eine besondere Kategorie nach Artikel 9 der DSGVO. Ein Trainer, der sie speichert, ist Verantwortlicher, und der Softwareanbieter ist Auftragsverarbeiter, wofür nach Artikel 28 ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist. Verlangen Sie diesen Vertrag, bevor Sie den ersten Kunden eingeben.

Es geht um konkrete Beträge. Bußgelder für Verstöße gegen die Grundsätze der DSGVO können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen, je nachdem, welcher Betrag höher ist, und für Verstöße gegen Pflichten von Auftragsverarbeitern bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % (Artikel 83). Eine Ein-Personen-Praxis wird sehr wahrscheinlich nicht am oberen Ende dieser Skala landen, aber die Pflicht, den Vertrag zu haben, gilt für Sie genauso.

Vier Fragen an jeden Anbieter: Wo werden die Daten gespeichert (innerhalb der EU oder des EWR oder mit welchem Übermittlungsmechanismus), welche Unterauftragsverarbeiter setzt der Anbieter ein, wie werden die Daten eines Kunden gelöscht, wenn er geht, und was geschieht mit Ihren Daten, wenn Sie kündigen.

Ein Preis pro Kunde ist günstig zu Beginn und steigt mit jedem weiteren Kunden. Ein Pauschalpreis ist das Gegenteil. Keines von beiden ist allgemein besser, denn entscheidend ist die Summe bei Ihrer eigenen Kundenzahl. Rechnen Sie immer die Monatskosten bei 10, 25 und 50 Kunden aus sowie bei der Zahl, die Sie bis Ende 2027 erreichen wollen.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Bei 2 Euro pro Kunde und Monat kosten 25 Kunden 50 Euro im Monat. Gegenüber einer Pauschale von 40 Euro im Monat sind das 10 Euro mehr, und bei 50 Kunden wächst der Abstand auf 60 Euro. Der Break-even liegt bei 20 Kunden. Ersetzen Sie die Zahlen durch die echten des Anbieters und fragen Sie, was als Kunde zählt: nur aktive oder alle, die je angelegt wurden, und ob ein pausierter Kunde genauso viel kostet.

Wägen Sie den Preis gegen Ihre eigene Zeit ab. Das Programmieren von Hand dauert etwa 30 bis 60 Minuten pro Kunde und Monat (wie viele Kunden ein Trainer betreuen kann enthält die Rechnung), bei 20 Kunden also 10 bis 20 Stunden im Monat. Wenn Software das auf einen Bruchteil senkt, kann sich selbst ein Preis, der hoch wirkt, bezahlt machen. Wenn sie nur formatiert, was Sie weiterhin selbst schreiben, gelingt das nicht.

Finden Sie vor der Bindung heraus, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen. Können Sie Kunden, ihre Pläne und ihre protokollierten Gewichte in einer Form exportieren, die Sie ohne das Werkzeug öffnen können, etwa als PDF oder CSV? Ein Kunde kann außerdem eine Kopie seiner Daten verlangen (DSGVO, Artikel 15 und 20), und ohne Exportfunktion müssten Sie sie von Hand zusammenstellen.

Die Ausstiegsbedingungen wiegen so schwer wie der Export. Fragen Sie, wie die Daten nach Ihrer Kündigung gelöscht werden und wie viel Zeit Sie haben, sie vorher abzuholen.

Bewerten Sie jedes Werkzeug, das Sie erwägen, mit der folgenden Liste. Ein Werkzeug muss nicht alles bestehen, aber Sie sollten wissen, welche Kästchen es verfehlt, bevor Sie zahlen.

• Baut einen Block von 3 bis 6 Wochen mit wöchentlicher Laststeigerung, keine einzelnen Einheiten
• Zeigt die Wochen 1 bis 4 nebeneinander und lässt Sie sie bearbeiten
• Schließt Übungen je Erkrankung aus und addiert mehrere Erkrankungen
• Berücksichtigt die Ausstattung, die der Kunde hat
• Liefert den Plan so, dass der Kunde ihn öffnet, in seiner Sprache
• Zeigt, welche Kunden diese Woche verstummt sind
• Sagt klar, was enthalten ist und was ein getrenntes Werkzeug braucht (Zahlungen, Terminplanung, Rechnungen)
• Bietet einen schriftlichen DSGVO-Auftragsverarbeitungsvertrag und nennt Speicherort und Unterauftragsverarbeiter
• Preis bei 10, 25 und 50 Kunden bekannt, mit klarer Definition eines Kunden
• Exportiert Kunden, Pläne und Protokolle und löscht Daten bei Kündigung
• Dosierungsregeln auf eine Quelle zurückführbar statt "vertrauen Sie uns"

Eine Testphase, in der Sie nur ein wenig herumklicken, sagt Ihnen wenig. Nutzen Sie zwei oder drei echte Kunden mindestens zwei Wochen lang, weil man Progression erst von Woche zu Woche sieht, und gehen Sie diese Fragen durch.

• Erzeugen Sie einen Vier-Wochen-Block für einen echten Kunden: Ändern sich die Zahlen von Woche 1 zu Woche 4?
• Geben Sie eine Erkrankung und eine Ausstattungsgrenze ein, zum Beispiel zwei Kurzhanteln und ein schmerzendes Knie: Berücksichtigt der Plan beides?
• Tauschen Sie eine Übung von Hand: Bleibt der Rest des Blocks stimmig, und warnt das Werkzeug, wenn der Tausch mit einer Erkrankung kollidiert?
• Schicken Sie den Plan an einen Kunden, der nicht technikaffin ist: Öffnet er ihn ohne Ihre Hilfe?
• Fragen Sie den Support nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Liste der Unterauftragsverarbeiter: Wie schnell und wie vollständig ist die Antwort?
• Exportieren Sie die Daten eines Kunden: Wie viele Klicks, und in welchem Format?
• Fragen Sie, was mit Ihren Daten und dem Zugang Ihrer Kunden geschieht, wenn Sie kündigen.
• Rechnen Sie die Monatssumme bei der Kundenzahl aus, die Sie Ende 2027 erwarten.

Dieser Artikel steht im Blog von RungGym, einem Werkzeug, das um die Kriterien 1, 2 und 5 gebaut ist. Es stellt einen Block von 3 bis 6 Wochen zusammen, in dem die Ziellast um 5 % pro Woche bis zu einer Obergrenze von 25 % steigt, filtert seine Übungsdatenbank nach acht Erkrankungen und nach der Ausstattung des Kunden und liefert den Plan auf Deutsch, Niederländisch, Französisch und Englisch, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 auf der Website. Es wickelt die Kartenzahlungen Ihrer Kunden nicht ab, diese Aufgabe bleibt also beim Zahlungsdienstleister, den Sie schon nutzen. Legen Sie es an dieselbe Checkliste wie jedes andere Werkzeug; wie es sich kategorieweise zu anderen Plattformen verhält, ist samt seinen Grenzen ausgeführt.